26 juni 2024
Newsec har FDV-systemet som kjernesystem for forvaltning. Dette systemet er bærebjelken for teknisk forvaltning og drift. Ved oppstart av nye oppdrag eller ved justeringer i eiendomsporteføljen, tar det kun få timer før nye bygg er på plass i systemet for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) hos Newsec.
Rune Mikaelsen er teknisk forvaltningsdirektør i Newsec Property Asset Management (Newsec), en av Nord-Europas største forvalter av næringseiendom (se faktaboks). I mer enn ti år har Rune Mikaelsen brukt Plania som verktøy i forvaltning av bygg.
Newsec forvalter ca. 2.000 bygg på over 4 millioner kvadratmeter totalt i Norge, og sentralt i dette arbeidet er å oppfylle krav fra ISO-sertifisering – i tillegg til gjeldende lover og forskrifter. Det krever digitale verktøy, god struktur og effektive arbeidsprosesser.
"Siden vi er ISO-sertifisert, leder både interne- og eksterne revisjoner ganske raskt til innsyn i FDV-systemet for dokumentasjon. Da er det viktig at vi har utført aktiviteter til rett tid og kan vise til kontroll på alle bygg", forteller Rune Mikaelsen.
FDV-systemet skal vise tilstand og gi en fullstendig oversikt over status for periodiske oppgaver og mangler eller avvik på tvers av Newsecs portefølje. Dette gir Rune god oversikt, slik at han kan sette inn nødvendige tiltak.
Oversikt over FDV-arbeidet dannes ikke bare fra FDV-systemet. En av styrkene til Plania er integrasjon med andre system. Dette gir enda bedre kontroll i forvaltningen.
"Plania er et av våre kjernesystem for teknisk forvaltning og drift. Systemet er integrert med flere av våre andre system, noe som gjør det enkelt å samle all informasjon på ett sted. Dette gjør det mulig med effektiv deling av informasjon internt og eksternt", sier Rune Mikaelsen.
Newsec utveksler data mellom Plania og økonomi- og regnskapssystemet og med SharePoint. Sistnevnte gjør at Newsec kun arkiverer dokumentene ett sted, med direkte tilgang fra aktuelt bygg i Plania.
Fra en nettbasert serviceportal for leietakere kommer FDV-informasjon fra leietakerne inn i Plania for videre behandling. Newsec får oversikt og dokumentasjon på alle FDV-saker uavhengig av opphav. Driftspersonell kan dermed ha dialog i sanntid med leietakere om status på FDV-saker i Plania.
Når nye bygg kommer til i Newsecs portefølje, blir struktur og byggets FDV-dokumentasjon raskt tilgjengelig for brukerne. Prosessbeskrivelser inneholder hva som er minimumsinformasjonen for det enkelte bygg. FDV-systemet må settes opp med dokumentstruktur og rutiner tilpasset type bygg i porteføljen.
Newsec bruker «malbygg» i Plania for å komme i gang med nye bygg. Malene består blant annet av bestemte periodiske rutiner, sjekklister og dokumentstruktur. Malbyggfunksjonen gjør at Newsec kan klargjøre nye bygg innen få timer.
Fagressursene i Newsec bestemmer oppsett og innhold for malbygg. Type bygg og tekniske anlegg styrer hvilke malbygg og rutiner som blir brukt.
"Dette er effektivt for oss som FDV-organisasjon. Ved å bruke malbygg sikrer vi at systemet er tilpasset de relevante kravene for bygget, i tråd med våre fagressurser og det vi skal dokumentere", understreker Rune Mikaelsen.
Newsec har 550 brukere i Plania, og 250 av disse er ansatt hos Newsec. Øvrige brukere er oppdragsgivere, leietakere og leverandører. Det er i tillegg ca. 1.000 leietakere som kan melde inn saker i Plania via Newsec sin serviceportal.
"Skal du være en profesjonell eiendomsaktør, må du ha et relevant FDV-system. Vi er avhengig av at systemet utvikles i tråd med våre krav og behov innen teknisk forvaltning og drift. Med Plania som kjernesystem og integrasjoner mot våre andre systemer, får jeg den oversikten jeg trenger for å drive et effektivt forvaltningsarbeid i Newsec", avslutter Rune Mikaelsen.
Newsec har ca. 2600 ansatte i Norden og Baltikum. Hovedkontoret til Newsec AB ligger i Stockholm. Innen forretningsområdet Property Asset Management (Eiendomsforvaltning) tilbyr Newsec komplett porteføljestyring, og leverer alt fra drift og tekniske tjenester til strategisk analyse og portefølejestyring. Velprøvde og strukturerte prosesser sørger for effektiv og sikker forvaltning. (Foto: Newsec)